Software de Gestión Documental

¿Qué es y por qué es importante?

Un sistema de gestión documental mediante software es una aplicación que permite el tratamiento, conservación y trabajo de los documentos electrónicos. La gestión de estos contenidos es importante para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones.

Toda las empresas necesitan la gestión documental ya que todas generan una gran cantidad de documentos, sean electrónicos o el papel. Los software de gestión documental se encaminan a evitar errores debido a que la documentación es errónea y también facilita la comunicación y la consulta de la documentación por parte de los operarios.

Con el software de gestión documental Doeet el operario puede consultar desde el Terminal en planta cualquier documento que se requiera para el desempeño de su tarea. Los documentos se pueden distribuir por operario, máquina u orden de fabricación y gracias al marcado se puede saber si han sido leídos. Esta función, junto al Parte de Trabajo Electrónico, permite eliminar completamente los papeles en planta.

Características de un buen software de gestión documental

Capacidad de búsqueda. Muchos software de gestión documental ayudan a encontrar documentos y datos rápidamente con la combinación de varias funciones de búsqueda.
Control de versiones y realización de cambios. Los sistemas de gestión documental guardan diferentes versiones de un documento, lo que permite volver a versiones anteriores si es necesario. Por otro lado, se puede abrir el documento y bloquear el archivo para que nadie pueda realizar cambios simultáneamente.
Registros de auditoría. Se trata de un historial completo de cualquier actividad realizada en un archivo dentro del software de gestión documental. Así, las empresas pueden identificar procesos innecesarios, asegurar sus documentos y cumplir con los estándares vigentes.
Inmediatez. Los software de gestión documental permite distribuir con rapidez y eficacia los documentos para cada operario o máquina. Además, permite utilizarlo desde terminales móviles y existe un registro de lectura.

¿Qué funciones tiene un software de gestión documental?

Evita la pérdida de documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
Unifica todos los documentos en un software, por lo que evita las pérdidas de tiempo en búsqueda y recuperación de información.
Permite el control de accesos y seguridad de la información de los documentos. Además, impide que terceras personas accedan a los contenidos o puedan realizar cambios en ellos.
Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.